Tips voor het adhoc organiseren van een evenement.

Hoewel de meeste evenementen veel tijd kosten om te plannen, zijn er gevallen waarin je op het laatst mogelijke moment moet improviseren. Dergelijke inspanningen zijn niet alleen stressvol, ze geven u toegang tot een beperkt aantal opties.

Als je een last-minute feestje moet samenstellen, moet je een aantal prioriteiten stellen. Eén daarvan is het eten. Samenwerken met een ervaren cateraar in Amsterdam, zoals Happie Delivery, is een van de sleutels om uitdagingen, op het gebied van eten en drinken, aan te pakken.

Maar wij hebben nog meer tips:

#1 Stel een “evenementplanning” op

Hoewel tijd een luxe is als het gaat om last-minute evenementenorganisatie, heb je nog steeds een tijdlijn nodig die je helpt bij het coördineren en focussen van je inspanningen.

Hoeveel tijd heb je om een ​​locatie te boeken? Om de juiste cateraar te kiezen? Moet u bepaalde items kopen, zoals decoraties, bloemen, feestartikelen? Moet u bepaalde professionals inhuren, zoals een DJ of een host? Happie Delivery helpt u hiermee en heeft een groot netwerk.

Een to-do checklist kan erg nuttig zijn. Mensen hebben de neiging om dingen in de hitte van het moment te vergeten en het stressniveau zal uitzonderlijk hoog zijn wanneer je een beperkte hoeveelheid tijd hebt.

#2 Wees realistisch over de beschikbaarheid van locaties

Een locatie vinden en boeken een paar dagen voordat het evenement plaatsvindt, zal bijna onmogelijk zijn.

Er zijn tal van populaire locaties in heel Amsterdam waar u kunt kiezen voor bedrijfsfeesten, bruiloften, jubileumvieringen, teambuilding-sessies en andere gelegenheden. De meest populaire plaatsen worden echter maanden vooruit geboekt.

Beoordeel uw opties dus realistisch

Een privélocatie zoals iemands huis is de meest gemakkelijk toegankelijke keuze. Het probleem met een dergelijke locatie is dat deze een beperkt aantal mensen kan ontvangen. Daarom is de oplossing goed voor een kleinere, private partij. Happie Delivery organiseert ook privé feesten.

Als u een groter feest wilt organiseren, is een evenementenzaal of een locatie beschikbaar voor boekingen vereist. Maak een lijst van de plaatsen die groot genoeg zijn voor het aantal gasten dat u in gedachten heeft en begin zo snel mogelijk te bellen.

Sommige van deze locaties zullen al worden ingenomen, terwijl anderen misschien duur zijn om te boeken. Je moet voorbereid zijn op dergelijke uitdagingen. Het kan een goed idee zijn om het budget van de locatiehuur te verhogen, omdat dit een van de belangrijkste dingen is waar je zonder een feestje gewoon niet bij kunt zijn.

#3 Bespreek direct de mogelijkheden met uw cateraar 

De beste menu’s wanneer u een last-minute feest probeert te plannen, zijn de seizoensgebonden. Deze zijn gemakkelijker te bereiden omdat de ingrediënten direct beschikbaar zijn.

Het krijgen van een live-station voor het feest zal een andere prachtige keuze zijn. In het geval van de keuze voor live stationservices stuurt het cateringbedrijf een chef en alle benodigde apparatuur om een ​​maaltijd te koken. De chef-kok bereidt het eten voor de gasten – het wordt niet frisser dan dat. 

Live-stations zijn gemakkelijk te boeken, en ze voegen een interactief element toe aan het feest. Bij Happie Delivery heeft u keuze uit meerdere live cooking mogelijkheden.